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仕事管理って時間のロスじゃない?忙しい人ほど仕事管理をやっておくべき理由。

こんにちは、うさみしんごです。

 

仕事の時間管理をしていますか?

仕事の時間管理として、どんなことをしていますか?

 

 

私はかなり仕事の管理をやっています。

 

何故なら、仕事の管理がまるで出来ずに痛い目にあったことがあるからです。

 

仕事の管理が出来ていない頃の私は「タイムマネジメントに気をつけろ」と言われる度に「仕事を管理する時間があるくらいなら、1つでも多く処理するわ」とさえ感じていました。

 

 

実際に仕事の管理をする様になってから、仕事の管理をするとしないでは大違いだということに気がつきました。

 

今回は、元々仕事の管理が超苦手だったからこそ言いたい「仕事を管理することのメリット」についてお話していきたいと思います。

仕事を管理しないとどうなる?

さて、仕事を管理することのメリットについてお話していく前に、「仕事を管理しないとどうなるか?」という話をしておきましょう。

 

結論を言えば、他人の都合を優先した仕事になりやすく、どんなにつらい思いをして仕事を回しても評価されない状況に陥ります。

 

 

仕事を管理していないと、次のようなサイクルに陥ります。

  1. 周囲から仕事を振られる。
  2. 自分の仕事もある中で処理をする。
  3. 続けているうちに、処理に時間が掛かるものが出てくる。
  4. あるいは、同じタイミングに仕事が重ってしまうことが出てくる。
  5. 振られた仕事の期限を守ろうとして、自分の仕事のための時間を確保できなくなる。
  6. 何とか振られた仕事を処理できても、自分の仕事に時間を割けず成果が出ていない状況になっている。
  7. 仕事の評価は自分の仕事の成果で測られるため、必死で振られた仕事を回していたのに自分の評価は落ちる。

という感じになります。

 

特に酷い人になると、常に他人から振られた仕事の期限に追われている状態になります。

 

 

そして、他人から振られた仕事ですら期限が守れないものが出てくるだけではなく、自分が評価されるための仕事にまったく時間を割けていない、という状況が発生します。

 

 

結果、連日残業をしてまで必死に仕事をしていたのに、会議の度に詰められ、成果が出せていない社員としてマイナスの評価を食らうことになります。

仕事を管理できるとどうなる?

結論、自分が評価されるための時間を確保しやすくなります。

自分の評価に繋がる仕事にリソースを充てられるので、苦労の分、報われやすくなります。

 

ここでいう「仕事が管理できている」状態とは、次のような状態です。

  • 自分のための仕事と周囲から振られた他人都合の仕事を区別できている。
  • 自分の手持ちタスクの内容と所要時間を把握している。
  • タスクはプロセスごとに分解して把握している。
  • タスク処理の見込み時間をスケジュールに落とし込めている。
  • 自分のスケジュールにどれだけの「残り枠」を把握している。
  • 自分が今日一日、何に、どれだけの時間を掛けて過ごしたかを把握している。

はい。

ここまでできると先のスケジュールを見ながら、自分のための仕事時間を確保することが出来ます。

 

 

自分のスケジュールの残り枠を把握出来ていると仕事の優先順位がつけやすくなります。

 

 他人から振られる仕事は優先順位を見ながら納期交渉する。同時に、自分のための仕事には時間を確保する、というような立ち回りができます

 

 

忙しくなろうとも、自分が評価されるための時間は確保出来ているので、成果を出しやすく評価もされやすい状況が作れるようになります。

仕事の効率も変わってくる。

仕事の管理ができているといないとでは、同じ処理でも効率に差が出ます。

 

理由は仕事の管理ができていないと、マルチタスクになりやすいからです。

 

 

 

人の頭は同時に複数のことを処理することには向きません。

あっちをやって、こっちをやってと行ったり来たりすると明らかに効率が下がります。

 

 

時間を計りながら記録を重ねるとわかります。

 

 

仕事を管理できていないと、他人に言われるままのスケジュールで動くことになります。

 

 

結果、スケジュールが重なり同時期に複数のタスク処理をしなければならなくなります。

そして、マルチタスクでの処理となるのです。

 

 

 

仕事管理ができている、というのは言い換えると「その時に何に集中して処理するかをコントロールできている」ということです。

 

集中すべきことに集中する分、ひとつひとつの処理が効率化します。

 

マルチタスクになりづらく、効率も上げやすいのです。

仕事の管理は何から始める?

私は元々、仕事管理が出来ない人間です。

 

数年レベルで試行錯誤して、ようやくモノになりました。

 

これまで試したことを全て紹介すると長くなるので、初めに手をつけることを2つだけ紹介します。

 

 

1つは「記録から始める」
2つ目は「時間を取ってでも考えて仕組みを作る」

この2つです。

記録から始める

まずは自分が何にどのくらいの時間をかけているか記録してみてください。

 

やり方はやりやすい方法で良いのですが、例えば何かに着手するときは始めた時間と終わる時間を控える。

 

そして、後からまとめておく、というのはやりやすい方法です。

 

 

記録をすると「自分が何にどれくらいの時間を使っているか」ということに意識が向きます。

 

やってみたらわかりますが、他人から連絡がある度にやっていたことを中断して優先順位を決めずに行き当たりばったりで仕事をするような人は仕事の記録すらまともに残せません。

 

 

記録を始めてもすぐに中断するので、記録がものすごく小刻みに分かれて内容もどのように残せばいいのかわからないくらいグッチャグチャな状態になるからです。

 

 

まずは自分でコントロールできる仕事時間だけで良いので、記録してみてください。

記録するだけでも、自分がどれだけ効率の悪いことをしているか痛感することになると思います。

 

痛感することが出来たら「何とかしなければならない」という仕事管理への危機感が生まれるはずです。

 

 

「時間を取ってでも考えて仕組みを作る」

次に2つ目の「時間を取ってでも仕組みを考えて管理する」についてです。

 

 

仕事の管理にはたくさんの方法があります。

巷にはノウハウも溢れています。

 

 

 

 

 

ただし、どんな管理手法でも自分がうまく使えるようになるには、自分の頭と手間を使って、自分にとって使える形に加工していかないといけません。

 

 

他人のやっていることをそのまま取り入れる、というのは結構難易度が高いのです。

 

 

ノウハウを発信する人と受け取る人では管理したいものの中身も違えば重要度も違うし、使える時間もツールも違うからです。

 

 

もっと言えば得意不得意も違うし、性格も違うので100%そのまま使える他人のノウハウなんてものは、まずありません。

 

 

 

仕事の管理術をモノにするためには自分で加工して、自分に合った形にしていくしかありません。

 

 

始めはかなり手こずると思いますが、頑張りましょう。

コツが掴めるとスムーズに出来る様になりますから。

 

はい、頑張りましょう。

ということで仕事の管理についてのお話でした。

 

 

自分が苦しんだ分話したいことはたくさんあるんですよね。

 

 

気が向いたらまとめます。

 

では。

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