仕事が溜まってしまい、しんどくなったりしませんか？
単純に業務量が多い。
仕事が遅い。
すぐにテンパってしまう。
仕事が溜まってしまうことにはさまざまな理由があります。
今回は仕事が溜まりやすく、かつ、テンパりやすいという人向けに着実に仕事が片付けられる方法を紹介します。
他の記事では度々、お話ししていますが私はメンタルが弱くて要領が悪い人間です。
対策無しだと仕事も遅く、溜まった仕事のプレッシャーでテンパって何も進まなくなるレベルです。
そんな人間が一応人並みくらいには仕事スピードを上げた方法のひとつなので溜まった仕事でしんどくなった人は見てみてくださいな。
やり方
やり方は簡単。
タイマーを使って仕事をします。
任意の時間を設定してから仕事に取り掛かります。
今回紹介するのはそれだけです。
「え、それだけ？」
と思ったみなさん。
「それだけです」
ただし、気をつけているポイントに工夫があります。
タイマー活用の意図
注意が他に流れることを防いで目の前のことだけに集中するためにタイマーを使います。
仕事が溜まりやすい人、特に仕事が溜まってくるとテンパるタイプの人には有効です。
仕事が溜まってテンパる人は基本的にはマルチタスクで仕事をしています。
やっている処理はひとつでも常に複数の物事に注意が向いています。
例えば、事務処理をやりながらもメール通知が常に視界に入っている。
デスクに電話も出していて、着信があればすぐに取る。
今やっている仕事以外に締切の近い仕事や重要度の高そうな仕事が心配になる。
このようなことはないですか？
これらは全部、仕事を遅くして疲労を増やす原因です。
メールの通知があれば、すぐにメールを見てしまうのは仕事が中断している状態です。
そのまま、メールの内容の処理に移れば未完成の仕掛かり仕事がひとつ増えます。
着信をすぐ取るのも同様です。
関わりのない仕事の心配をしている分、目の前の仕事は進捗が遅れます。
さらにいうと、メンタルの弱い人は「自分は複数の仕事を抱えている」と焦る程にテンパってしまうリスクが増えます。
テンパっていると、目の前のことがまともに処理出来なくなったり、とんでもなく非効率的なやり方で進めようとします。
マルチタスク状態を阻止して、着実に仕事を進めることがタイマーを活用して仕事を進める意図です。
具体的なやり方
意図を説明したところで改めて、タイマーを使った仕事のやり方です。
まず、最優先の仕事を2つ3つピックアップしましょう。
仕事の見込み所要時間や難易度に応じてピックアップする数は調整してください。
仕事のピックアップが出来たら、これから着手する仕事を選んでからタイマーを任意の時間で設定します。
私の場合は50分と25分で設定することが多いです。
50分は気合を入れてやる時。
25分は集中が切れてきた時に使うことが多い設定でしか。
そして、タイマーをスタートしたら決めた仕事だけをやります。
他に仕事がどんなに溜まっていようが、タイマーのアラームが鳴るまでは目の前のことだけに集中します。
要するに、目の前の仕事以外の情報や思考をシャットアウトするためにタイマーを使います。
1時間連絡が取れずに炎上するような案件は稀です。
目先の50分くらいは他のことを忘れてひとつのことに集中しても、大きな問題にはなりません。
逆効果なやり方
同じタイマーを使ったやり方でも、仕事を溜めがちで、テンパりやすい人の仕事の生産性を絶望的に落とすやり方もあるので紹介しておきます。
目標時間でタイマーをかける。
「このくらいで仕事を片付けなければ」という目標時間でタイマーをセットして仕事に着手すらやり方です。
メンタルが弱い自覚があるならば、絶対にやめましょう。
プレッシャーで生産性が悪化します。
目標時間は「このくらいで終わらせなければならない時間」というように心理的なプレッシャーが根底にある時間設定です。
タイマー時間内に処理できない可能性を感じた段階から焦りが発生します。
そして、残り時間がなくなるほどにテンパってきます。
結果、時間内に無理やり終わらせようとして仕事が散らかり処理効率は悪化します。
やるべきことリスト
「最優先の仕事をピックアップして、そこから仕事を選んで着手する」というやり方をおすすめしました。
ニュアンスが難しいのですが「やることリスト」は使って欲しいのですが「やるべきことリスト」はおすすめしません。
こちらもプレッシャーにつながるからです。
TODOのような、やることリストは自分が抱えている仕事の把握と整理を目的に使いましょう。
「いつまでに終わっていなければならない」という評価はとりあえず置いておきましょう。
要するに「仕事をリスト化することと、優先順位をつけることは分けましょう」というお話です。
TODOや、やることリストを作成するタイミングで優先順位も決めたとします。
もし、ないがしろにできない仕事が自分のキャパシティを超えてあったとしたら、テンパりやすい人はどうなるでしょう？
案の定、テンパります。
結果、ないがしろにできない仕事に少しずつ手を出して終わらない状況になったりします。
あるいは未処理事項がある不安により効率が落ちた状態で仕事を始めてしまいます。
テンパりやすい人は処理するタイミングに余計な不安を持ち込まないように意識しなければなりません。
だからこそ、仕事の把握をするためのリスト作成は重要ですが、自分にプレッシャーの掛かる「やるべきこと」のリストは使わないようにしましょう。
一番大切なこと。
テンパりやすく、仕事が溜まりやすい人にとって一番大切なことは「どれだけ焦らずに、平常モードで仕事が出来るか」です。
周りのことが気にならない人ならば「時間がかかるものはかかるんだよ！黙ってろ！」とでも言うのかもしれません。
そこまでは行かなくても「物事には最低限の時間が掛かる。周りからは急かされても仕方のないことだ」と割り切れるのかもしれません。
でも、メンタルが弱い人やテンパりやすい人はそうならないんですよね。
「あれもできてない！」
「これもできてない！」
「ああ、どうしよう！」
こうなります。
だから、焦りに駆られるタイミングと仕事を処理するタイミングを分けてしまいましょう。
仕事を処理する自分のことは自分で守るようなバリアを作ってみましょう。
今回の記事で紹介したタイマーはそんなバリアのひとつです。
心配ごとはタイマーのアラームが鳴ってからしたらいい。
今は目の前のことだけをやっても許される時間だ。
このように自分がひとつの仕事に集中することを自分に対して許すことが出来れば、テンパりやすい人の仕事効率は大きく上がります。
はい。
自分がとにかく不出来なところから対策をやり続けているので、世の中の仕事のノウハウよりもさらに低みからスタートすることができていると思います。
そんな話が誰かのヒントになればいいな、と思っているので今後とも「出来ないなりの仕事術」の記事は増やしていけたらいいな、と思います。
ではー。
