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【残業から脱出】山積み仕事から抜け出す!シングルタスクのやり方

うさみ
うさみ
どうも、うさみです。

終わらない仕事に悩んだことはありますか?

 

私はあります。

新卒で入社した会社で毎日ズタボロで残業をしていました。

 

ここだけの話ですが適応障害の一歩手前まで追い詰められたこともあります。

 

今回は仕事に追い詰めながら辿り着いた「着実に仕事を片付けるためのシングルタスク」についてまとめていきます。

なお、内容はメンタリストDaiGoさんの動画をきっかけに実践を繰り返して自分ができるまでアレンジしたものです。

この記事の方法は自分様にアレンジしているのでDaiGoさんの動画を観たい人はこちらからどうぞ。↓

 

うさみ
うさみ
では、本編に移ります。

 

 

マルチタスクって何?

ざっくりと言えば

マルチタスクになっている=「複数のものごとを並行して処理している状態」です。

実際に手をつけていなくとも考え事として複数のことに頭を使っている状態も含みます

マルチタスクの状態は脳の処理機能を複数に分けて使っている状態になります。

結果、1つの処理に使える処理能力が落ちてしまってこんなことが起こります。

 

マルチタスクで起こること。

  • 焦りやすくなる
  • 集中できない
  • 生産性が落ちる
  • タスクがいつまでも終わらない

「並行で処理する」ので「処理能力が落ちる」

その上、焦りも感じやすい。

続けていると終わらないタスクが増えてくるので、更に並行処理するタスクが増えていく……。

という負のスパイラルに陥ります。

私はこのスパイラルに肩までどっぷり浸かったことがありますが、本当にしんどいです。

シングルタスクでやってみよう!

複数のタスクを並行で処理する「マルチタスク」に対して、1つずつタスクを処理していくやり方を「シングルタスク」といいいます。

1つずつタスクを処理していく「シングルタスク」には多くのメリットがあります。

シングルタスクのいいところ。

  • 集中できる
  • 焦りが減る
  • 生産性が上がる
  • 確実にタスクが終わる。

マルチタスクと逆の話ですが。

  • 脳の処理能力を1つのことに集中できるから生産性が高い。
  • 集中する対象が絞れているから集中力を発揮しやすい。
  • 集中しているから焦りを感じにくい。

と、いう状態になります。

 

ただ、問題なのは「どうすればシングルタスクでできるようになるの?」というお話。

「マルチタスクが良くない、シングルタスクにすべき」ということがわかっても実践できないと意味はないですよね?

今回は私が試行錯誤しながらシングルタスクで取り組めるようになったやり方も紹介します。

シングルタスク実現シート

実践してみて気合や根性だけでは実現ができなかったのでシートを作ってみました。
とりあえずフォーマットはこんな感じです。

PDFはこちらから↓

シングルタスク実現シート

時間の記録がしやすいように1マス10分単位で作ってみました。

マス目をタスク処理に掛かった時間分塗りつぶしたりして使っています。

 

私はエクセルで作りましたが自分がやりやすいように作ればいいと思います。

シートの使い方

  • タスクに取り掛かる前に何をするかを書き出す(内容・備考欄や余白)
  • タスクに取り掛かった時間を記録する(時間のマス目を塗りつぶす等)
  • タスクから手を離した時間を記録する。
  • タスク中に飛び込みタスクが入ってきたら余白に書き出しておく。

このシートの役割は以下の3つです。

  1. 自分がやっているタスクをはっきりさせる。
  2. 時間を記録することで他のタスクを意識的に排除する。
  3. 気になることは余白に書き出して頭から追い出す。

 

 

書き出しながらタスクを処理することでかなり意識的にシングルタスク化できるようにりました。

気になるけれど最優先ではないものは書き出しておいておく、というのもとても重要。

モヤモヤと集中力が取られるようなことがなくなります。

 

あえてメモ用の空白も作っているので気軽に書き出していくのもコツです。

*おまけ

熱心な人は気づいたかもしれませんが。

「シングルタスク実現シート」なんて名前をつけましたがやっていることはほぼライフログです。

ちなみにライフログとはざっくり言うと「生活記録」のことです。

何かしらの目的で自分の生活を記録することを指します。

今回のシートはシングルタスク実現が目的ですが同時にライフログにもなっています。

なので、記録の録り方によっては「何にどれだけ時間をかけていたか」を把握して計画を立てる時の見込みの誤差を減らしたりもできます。

比較・分析のツールとしても使えます。

まとめ

今回の記事をまとめ

  • マルチタスクは生産性を下げる。
  • シングルタスクにはメリットが多い。
  • シングルタスクを実現するには「記録」などの目に見える形でするのがおすすめ。

昔、社畜をやっていたころは「とにかく仕事を進めなければいけない」というプレッシャーでマルチタスクをしまくっていました。

結果、仕掛かり仕事ばかりが増えて仕事に埋もれてたくさんの関係者に迷惑をかけました。

そして何より自分がめちゃくちゃしんどかったんです。

 

仕掛かり仕事を増やしても、いつまでも未完のままでは相手に迷惑をかけてしまいます。

山積みの仕事に埋もれて根性論で頑張ったこともあるからこそ「1つずつ終わらせる」ことの大切さも「仕組みで対処する」ことの重要性もわかりました。

今回の記事は私が2年の時間をかけてたどり着いたやり方です。

山積みの仕事やマルチタスクにお悩みの方の助けになれば嬉しいです。

では、また次回!